איך בוחרים משרד להשכרה שמתאים לעסק שלכם?

לפני שיוצאים לחפש משרד להשכרה

חשבו על הצרכים והדרישות שלכם ממשרד

לפני שנשאל את עצמנו איך בוחרים משרד להשכרה, חשוב לעצור רגע ולחשוב מה בדיוק אתם צריכים. כמה עובדים יש לכם וכמה אתם מעריכים שיהיו בעתיד הקרוב? אילו מחלקות יש לכם ואיזה שטחי עבודה הן דורשות? האם אתם זקוקים לחדרי ישיבות, אזורי מנוחה או מרחבים ציבוריים בתוך המשרד? ככל שתגדירו את הצרכים שלכם בצורה ברורה ומדויקת יותר, כך יהיה לכם קל יותר למצוא את המשרד המתאים.

קבעו תקציב ריאלי להשכרת המשרד

השכרת משרד היא הוצאה משמעותית עבור כל עסק. לכן, לפני שיוצאים לחפש משרד חשוב לקבוע תקציב ברור וריאלי. קחו בחשבון לא רק את עלות שכר הדירה, אלא גם את ההוצאות הנלוות כמו ארנונה, חשמל, ניקיון, אחזקה שוטפת וכדומה. חישוב נכון של העלויות יעזור לכם למצוא משרד שמתאים לאפשרויות הכלכליות שלכם מבלי לפגוע בצרכים ובדרישות שהגדרתם.

איך בוחרים משרד להשכרה? הטיפים החשובים

שימו לב למיקום ונגישות של המשרד

מיקום המשרד הוא אחד הפרמטרים החשובים ביותר שצריך לקחת בחשבון. משרד במיקום מרכזי ונגיש מאפשר לעובדים, ללקוחות ולספקים להגיע בקלות. בדקו את הקרבה לתחנות תחבורה ציבורית, לכבישים ראשיים, לחניות ולמוקדי עניין רלוונטיים לתחום שלכם. מיקום אטרקטיבי יכול להשפיע לטובה על תדמית העסק ועל שביעות הרצון של העובדים והלקוחות.

בדקו את האפשרות לעצב את המשרד

כשאתם שוכרים משרד, חשוב לוודא שתהיה לכם אפשרות לעצב אותו בהתאם לצרכים וליעדים של הארגון. עיצוב המשרד כולל את חלוקת השטח לאזורי עבודה שונים, תכנון המטבחון וחדרי הישיבות, בחירת הרהיטים, התאורה והצבעים. עיצוב נכון יכול לייעל את העבודה, לשפר את התקשורת הפנימית ולתרום לאווירה נעימה ופרודוקטיבית. בדקו עם בעל הנכס האם וכמה חופש פעולה יש לכם בהקשר הזה.

לכו לראות ולבדוק את המשרד מקרוב

אל תסתפקו בתמונות או בסיור וירטואלי. לפני שחותמים על חוזה שכירות כדאי מאוד לבקר בעצמכם במשרד ולראות אותו במו עיניכם. שימו לב לפרטים הקטנים – האם יש מספיק אור טבעי? האם המיזוג תקין ויעיל? מהי רמת הרעש מבחוץ ומבפנים? האם יש ליקויים במבנה שדורשים תיקון? ביקור במשרד מאפשר להתרשם באופן בלתי אמצעי מהאווירה ומההתאמה שלו לצרכים של העסק שלכם.

ניצול יעיל של חללי עבודה

תכנון נכון של חלל המשרד יכול להשפיע דרמטית על התפקוד היומיומי של העסק. חשוב ליצור איזון מדויק בין אזורי עבודה פרטיים לבין מרחבים משותפים. הקצו פינות שקטות לעבודה הדורשת ריכוז, לצד אזורים פתוחים המעודדים שיתוף פעולה ותקשורת בין העובדים. תכננו את המשרד כך שיכלול אזורי מנוחה ופינות ישיבה לא פורמליות, שיאפשרו לעובדים להתרענן ולחשוב מחוץ לקופסה. שימו לב גם לניצול אנכי של החלל – מדפים גבוהים ופתרונות אחסון חכמים יכולים לחסוך מקום יקר. זכרו שחלל עבודה מתוכנן היטב לא רק מנצל ביעילות את השטח הזמין, אלא גם תורם לפרודוקטיביות ולרווחת העובדים. יש לא מעט מקומות שמאפשרים השכרה של חללים כאלה ברחבי הארץ.

שיקולים נוספים בבחירת משרד

מה כוללת עלות השכירות החודשית?

מחיר שכירות המשרד הוא כמובן פרמטר מרכזי בקבלת ההחלטה, אבל חשוב לברר בדיוק מה הוא כולל. האם דמי הניהול, הארנונה והחשמל כלולים במחיר או שצריך לשלם עליהם בנפרד? האם יש עלויות חד פעמיות כמו דמי חיבור לתשתיות תקשורת? בקשו מבעל הנכס פירוט מדויק של כל הוצאות, כדי שתדעו כמה תצטרכו לשלם בפועל מדי חודש.

האם קיימת גמישות בחוזה השכירות?

חוזה שכירות הוא בדרך כלל מחייב לתקופה ארוכה. עם זאת, צרכי העסק יכולים להשתנות במהלך התקופה הזו. בדקו אם יש אפשרות לגמישות מסוימת בתנאי החוזה. למשל, אופציה להאריך את תקופת השכירות בתנאים מועדפים, או לצאת מהחוזה מוקדם יותר במקרה הצורך. ככל שתנאי השכירות יהיו גמישים יותר, כך תוכלו להתאים את המשרד לדינמיות של העסק.

לסיכום

בחירת משרד להשכרה היא אחת ההחלטות החשובות ביותר עבור כל עסק. המשרד מהווה את סביבת העבודה של העובדים, את פני החברה מול הלקוחות והשותפים העסקיים, ומשפיע רבות על היעילות והפרודוקטיביות של הארגון כולו. לכן, השקיעו זמן ומחשבה בתהליך, הגדירו קריטריונים ברורים ובדקו כל אופציה לעומק. קחו בחשבון את כל הפרמטרים שסקרנו כאן, ושקללו ביניהם בהתאם לסדר העדיפויות הספציפי שלכם. זכרו שעם בחירה נכונה, המשרד יכול להיות הרבה יותר מסתם כתובת על כרטיס הביקור – הוא יכול להיות הבית והלב הפועם של העסק שלכם. בהצלחה!